在庫・受発注管理アプリ 仕様書（詳細版）¶
本書は「アプリ仕様（概要）」の詳細版です。各機能のデータ項目・計算ルール・処理の流れ・具体例・注意点まで、これ一つで確認できるようにまとめています。専門用語は言い換え・例を添えていますが、概要版より踏み込んだ内容です。
- 概要版: まず全体像をつかむ用
- 詳細版（本書）: 数字のルールや各機能の中身まで確認する用（担当者・責任者向け）
読み方のコツ: 各章は「何をする → 使うデータ → ルール（式・判定）→ 具体例 → 注意点」の順で書いています。
1. システム構成（このアプリの作り）¶
| 部品 | 役割 | たとえると |
|---|---|---|
| AppSheet | 画面・操作（ノーコードの業務アプリ土台） | 入口・操作パネル |
| Googleスプレッドシート | データの保存場所（表） | 倉庫の帳簿 |
| GAS（プログラム） | 複雑な計算・自動処理 | 裏方の計算係 |
流れ: 担当者が AppSheetの画面で操作 → データが スプレッドシートに保存 → 在庫増減や書類作成など複雑な処理は GASが自動実行 → 結果がスプレッドシート／画面に反映。
なぜGASを使うか: 「発注の残数だけ在庫に足す」「分納後の一括納品で二重計上しない」など、画面の自動処理（Bot）だけでは崩れやすい計算を、確実に一括処理するためです。
2. アプリのメニュー構成（画面ごとに何ができるか）¶
アプリの左メニューは次の構成です。各メニューで「何ができるか」を示します（各機能の詳しいルールは第4章以降を参照）。
2-1. 業務データ（日々の入力・確認）¶
| メニュー | 何ができるか |
|---|---|
| 発注データ | メーカーへの発注を登録・確認し、納品処理（一括／個別／分納）を行う（→第4・5章） |
| 出荷データ | お客様への出荷を登録・確認（移動中対応）（→第7章） |
| 倉庫間移動データ | 倉庫から倉庫への在庫移動を登録・確認（→第8章） |
| 在庫一覧 | 商品×倉庫ごとの在庫（現在庫・有効在庫・移動中）を確認。棚卸調整もここから（→第6・9章） |
| 入出庫一覧 | すべての入出庫の履歴（入庫／出庫／返品／棚卸調整）を確認 |
| 棚卸データ | 棚卸の記録を確認 |
2-2. マスタ一覧（台帳）¶
「マスタ一覧」から各台帳を開いて登録・編集できます。
| マスタ | 何のため |
|---|---|
| 商品マスタ | 取り扱う全商品（名前・JANコード・入数・価格・サイズ・素材など） |
| 発注先情報マスタ | 仕入先（メーカー）と支払条件（前払/通常・支払サイト） |
| 発注元マスタ | 自社側の発注窓口 |
| 得意先情報マスタ | 売る相手（お客様） |
| 出荷先情報マスタ | 送り先（「移動中対象」の判定を含む） |
| 倉庫情報マスタ | 商品を置く倉庫 |
| 従業員マスタ | 担当者（処理者の記録に使用） |
| 金種マスタ | 金額・通貨関連の区分 |
| （原材料マスタ） | 素材の日本語↔英語対応。貿易書類の自動英訳に内部利用（メニュー非表示） |
2-3. 各集計データ一覧¶
「各集計データ一覧」から、目的別の集計・確認画面を開けます。
| 集計データ | 何ができるか |
|---|---|
| 発注集計データ（月別） | 発注明細を発注月別に一覧。仕入先別・総合計の月次発注金額を出力（毎月20日に担当者へメール通知） |
| 納品予定データ（月別） | 発注明細を納品予定で月別集計。入荷スケジュールの把握（予定日があれば予定日を優先） |
| 請求照合データ（月別） | 発注先別に各月の納品合計件数と仕切金額（税別／税込）を集計。仕入先の請求金額との照合に使用 |
| 納品前商品データ一覧 | 「納品前」「一部納品」の明細を一覧。納品処理の対象を確認 |
| 出荷前商品データ一覧 | 「出荷前」「一部出荷」の出荷明細を一覧。出荷処理の対象を確認 |
| 移動中在庫データ一覧 | 輸送中（所有権移転前）の在庫を一覧。期末の「各倉庫資産＝現在庫数＋移動中数」確認に使用 |
| 棚卸データ一覧（月別） | 倉庫別の在庫評価を月別に出力（在庫評価額を月末時点で記録） |
| 取扱商品履歴（発注先別） | 発注先別の過去取扱商品履歴（発注実績・在庫直接入力の両方。期間・メーカーで絞込） |
2-4. 各帳票出力¶
「各帳票出力」から、必要な書類・データを作成できます（ボタンを押すとGASが生成し、スプレッドシート／PDFのURLを返します）。
| 帳票 | 何ができるか |
|---|---|
| 受注表作成 | 受注内容の確認表を作成 |
| 発注書作成 | メーカーへの発注書を作成 |
| 納品書作成 | 納品書を作成 |
| 請求書作成 | 請求書を作成 |
| 発注集計表作成 | 月次の発注集計を出力 |
| 納品予定表作成 | 納品予定の集計を出力 |
| 支払予定表作成 | 支払予定額を出力（→第12章） |
| 在庫集計表作成 | 現在庫の集計を出力 |
| 棚卸集計表作成 | 棚卸の集計を出力 |
| 貿易資料抽出データ作成 | 貿易書類用の在庫データ（16項目・倉庫別）を出力（→第14章） |
インボイス・パッキングリスト（PL）は、出荷データ（PL編集）から作成します。
2-5. 外部アプリ・その他¶
| メニュー | 何ができるか |
|---|---|
| 外部アプリ ＞ 納品書・請求書OCR照合 | PDFをアップロードしてAIで照合（→第11章） |
| 外部アプリ ＞ 操作マニュアル | 画面つきの操作マニュアル（別サイト） |
| アプリ情報／フィードバック | アプリの情報表示／要望の送信 |
3. データ構成（何を記録しているか）¶
データは3種類に分かれます。
3-1. 台帳（マスタ）＝くり返し使う基本情報¶
| 台帳 | 主キー | 主な項目 |
|---|---|---|
| 商品マスタ | 商品ID | 商品名（日/英）・JANコード・総入数・袋入数・上代・仕切・仕切@CT・発売年月・サイズ・重量・原材料・カテゴリー・NG国・対象年齢 |
| 発注先情報マスタ | 発注先ID | 企業名・コード・連絡先・支払区分（前払/通常）・支払サイト（翌月末/翌々月末/当月末） |
| 発注元マスタ | 発注元ID | 発注元名 |
| 得意先情報マスタ | 得意先ID | 得意先名・連絡先 |
| 出荷先情報マスタ | 出荷先ID | 送り先名・移動中対象フラグ |
| 倉庫情報マスタ | 倉庫ID | 倉庫名・企業名 |
| 従業員マスタ | 従業員ID | 氏名・メール |
| 原材料マスタ | 原材料ID | 日本語名・英語表記 |
3-2. 日々の記録（トランザクション）＝取引のたびに増える¶
| テーブル | 主キー | 役割 |
|---|---|---|
| 発注管理データ（親） | 発注ID | 1件の発注（ステータス・発注日・納品予定月・発注点数/納品点数） |
| 明細テーブル（子） | 明細ID | 発注の商品ごとの行（数量・金額・納品数・納品完了・納品日） |
| 出荷管理テーブル（親） | 出荷ID | 1件の出荷（注文日・出荷日・出荷点数） |
| 出荷明細テーブル（子） | 出荷明細ID | 出荷の商品ごとの行（出荷数・出荷完了・在庫反映済み） |
| 在庫移動管理／明細 | 移動ID／移動明細ID | 倉庫間の移動（出荷→入荷） |
| 在庫管理テーブル | 在庫ID | 在庫のコア（現在庫数・出荷予定数・有効在庫数・移動中数・在庫評価額） |
| 入出庫テーブル | 入出庫ID | すべての入出庫の履歴ログ（入庫/出庫/返品/棚卸調整） |
| 棚卸／棚卸履歴 | 棚卸ID | 棚卸の記録 |
3-3. 集計・管理テーブル¶
帳票作成や進捗管理の「作業台」。例：支払予定管理テーブル・帳票出力管理テーブル・各種集計管理。ボタンを押すとGASが対象データを集計し、結果のスプレッドシートを作ってURLを書き戻す、という使い方をします。
3-4. テーブルの関係（親子・参照）¶
発注管理データ(親) 1 ─── N 明細テーブル(子) ── 参照 → 商品マスタ / 発注先 / 倉庫 …
出荷管理テーブル(親) 1 ── N 出荷明細テーブル(子) ── 参照 → 在庫管理 / 出荷先 …
在庫管理テーブル ←── 納品・出荷・返品・棚卸で増減 ──→ 入出庫テーブル(履歴)
4. 発注（メーカーへ注文する）¶
- 何をする: メーカー（発注先）へ、商品ごとに数量（カートン）を注文。発注書を出力。
- 使うデータ: 発注管理データ（親）＋明細テーブル（子）。
- ルール:
- 親のステータス = 納品前 / 一部納品 / 納品完了（納品の進み具合で自動遷移）。
- 一覧では「納品前」と「一部納品」を1グループにまとめて表示（表示用ステータスという表示専用の列）。
- 発注点数 = 明細件数、納品点数 = 完了した明細数。
- 具体例: 「ピーナッツクラブ 5月発注」の中に「お風呂大好き 2箱」「耳ワンこ 2箱」…。
- 注意点: 発注先IDは正しいIDに変換してから取り込む。名前のまま取り込むと、金額集計でメーカー名が空欄になる等の不具合（過去に発生・恒久対応済み）。
5. 納品・入荷（商品が届く → 在庫が増える）¶
- 何をする: 届いた商品を在庫に反映（在庫が増える）。3モード（一括／個別／分納）。
- 使うデータ: 明細テーブル（納品数・納品完了・納品日）／在庫管理テーブル（現在庫数）／入出庫テーブル（入庫履歴）。
- ルール（自動計算）:
- 対象: 一括＝発注の未完了の全明細／個別・分納＝指定した1明細。
- 残数 ＝ 発注数 −（キャンセル分）−（納品済み数）。この残数を超える納品はできない（過剰入荷を構造的に防止）。
- 納品する数: 一括・個別＝残数全部／分納＝入力した一部（残数でクランプ）。
- 在庫増 ＝ 納品カートン数 × 総入数（個）。
- 納品完了判定: その明細の納品数が「発注数 − キャンセル」に達したら「完了」、途中なら「一部納品」。
- 納品日 ＝ 実際に届いた日。優先順: 明細に既に入っていればそれを保持 →（一括のみ）発注ヘッダで入力した納品日 → 納品予定日 → 本日。
- 入庫履歴（入出庫テーブル）を1件追加（区分＝入庫）。担当者も記録。
- 具体例: 発注2箱のうち先に1箱届いた→分納で1箱納品（在庫+150個、明細=一部納品）。残り1箱が後日→完了。
- 注意点（重要）: 納品日が実際とズレると支払予定額の支払月がズレます（第12章）。以前は「処理日」が自動で入る不具合がありましたが、実納品日を入力・保持するよう修正済み。
- 入荷取込: ハートランド社等の入荷情報（Excel）を取り込んで在庫反映する仕組みもあり。
6. 在庫管理（在庫のコア）¶
- 何をする: 在庫数を「商品 × 倉庫 × 発売年月 × 発注元」の組合せごとに管理。
- 主な数字:
| 数字 | 意味 | 計算・増減 |
|---|---|---|
| 現在庫数 | 今ある数 | 納品で増、出荷・メーカー返品・棚卸減で減 |
| 出荷予定数 | 出す予定の数 | 受注で積む |
| 有効在庫数 | 自由に使える数 | 現在庫数 − 出荷予定数 |
| 移動中数 | 送っている途中の数 | 海外出荷で +、入庫完了で − |
| 在庫評価額 | 金額換算 | 現在庫数 × 仕切 |
- ルール: 有効在庫数はGASが在庫更新のたびに明示的に計算し直します（プログラムが直接書き込むと自動計算式が働かないため）。
- 注意点: 同じ商品でも倉庫が違えば別在庫として数えます。期末の自社資産 ＝ 現在庫数 ＋ 移動中数。
7. 出荷（お客様へ送る）¶
- 何をする: 受注→出荷。登録すると在庫が減る。
- 使うデータ: 出荷管理（親）＋出荷明細（子）／在庫管理（現在庫数・移動中数）／入出庫（出庫履歴）。
- ルール:
- 単位: ケース／袋／個から選択。在庫増減は「個」ベース（総入数・袋入数で換算）。
- 通常出荷: 現在庫数 −X。
- 移動中対象（海外法人など・出荷先マスタのフラグで判定）: 出荷時に 現在庫数 −X／移動中数 +X、入庫完了で 移動中数 −X（送り先は在庫管理外）。
- 在庫反映済み フラグで二重反映を防止。取消（未完了へ戻す）は出荷明細IDで出庫を正確に削除。
- 具体例: たまてこ韓国へ100個出荷→現在庫−100・移動中+100。到着（入庫完了）→移動中−100。
- 注意点: 在庫がマイナスになる出荷はエラーで停止。
8. 倉庫間移動¶
- 国内⇄海外など、倉庫から倉庫へ在庫を移す処理（移動管理＋明細）。
- 移動元から出て（出荷）、移動先に入る（入荷）まで、途中経過を管理。数量はケース／個で扱う。
9. 棚卸調整（実数に合わせる）¶
- 何をする: 実際に数えた在庫（実在数）にアプリを合わせる。返品でもキャンセルでもない補正。
- ルール: 差分 ＝ 実在数 − 現在庫数。
- 差分 > 0 → 現在庫数を増やし「棚卸調整入庫」を履歴に記録。
- 差分 < 0 → 現在庫数を減らし「棚卸調整出庫」を記録。
- 差分 = 0 → 何もしない。
- 有効在庫数も再計算。担当者・理由を記録。単位はカートン／袋／個（自動換算）。
- 具体例: 現在庫300・実在数250 → 差−50 →「棚卸調整出庫50個」・現在庫250。
- 注意点: 担当者は必須（誰が調整したかを残す）。
10. 返品・キャンセル¶
- 何をする: 返品・取消を記録し在庫を調整。仕入数・返品数の内訳を保持（例: 仕入100 − 返品10 = 正味90）。
- 6パターン:
| 種類 | 個別/一括 | 在庫 | 履歴 |
|---|---|---|---|
| メーカー返品 | 両方 | 減る | 返品出庫 |
| 販売先返品 | 両方 | 増える | 返品入庫 |
| 発注キャンセル | 両方 | 動かない（数量減） | なし |
- 一括処理はまとめて実行し、結果（成功／エラー）を行に書き戻して可視化。在庫不足時は事前検証で全体中止（安全弁）。
- 注意点: 海外（在庫管理外への販売）の返品は別要件で対応。移動中/入庫完了の販売先返品は非対応（ボタンが出ない）。
11. 納品書・請求書 OCR照合¶
- 何をする: 紙・PDFの納品書／請求書を読み取り、アプリの発注データと突き合わせて正しさを確認。
- 仕組み:
- 読み取り（OCR）: PDFをアップロード → AIが日付・商品・数量・金額などを構造化して抽出。1PDFに複数伝票があれば自動分離。受領書セクションは自動除外。
- 候補マッチング: 抽出伝票に対し、発注先・日付・金額の近さをスコア化して対応する発注候補を提示。手動検索での追加も可。
- 照合ステータス（3段階）: 明細ごとに 未照合／部分照合／照合済。分納は残数量ベースで累計。
- 複数発注にまたがる納品書にも対応（候補の複数選択・明細統合）。
- 支払突合: 納品書↔請求書の2者を、取引先ごと・全体合計で差異表示。請求書は1PDF=1レコードで管理。
- 書き戻し: 照合結果を発注データへ反映。履歴の読み取り専用ビューで確認、一括やり直しも可能。
- 注意点: 先方アカウントでも動くよう認証方式を調整済み。運用は「1PDF=1仕入先」でスキャン。
12. 支払予定額（いつ・いくら払うか）¶
- 何をする: ある支払月に、メーカーへ合計いくら払う見込みかを算出。
- ルール（3区分）:
| 区分 | 対象 | 支払月の基準 |
|---|---|---|
| 確定済み | 納品完了の明細 | 実際の納品日 ＋ 支払サイト |
| 納品前予定 | 納品前の明細 | 納品予定 ＋ 支払サイト |
| 前払 | 前払い取引先 | 発注月（サイト無視） |
- 支払サイトのずれ: 当月末＝0 / 翌月末＝＋1か月 / 翌々月末＝＋2か月。支払月 ＝ 基準月 ＋ ずれ。
- 仕切未入力の明細は金額0で埋もれないよう「要確認」として件数可視化。
- キャンセル明細は対象外。
- 具体例: 5月納品完了・翌月末 → 6月末支払。前払い先を6月発注 → 6月支払。
- 注意点（最重要）: 計算は「納品日」を使う。納品日が実際とズレると支払月がズレる。
- 実例: 5月出荷の商品を、アプリの納品処理を6/6に行うと納品日=6/6となり、本来6月末払いが7月末払いに見えた（不具合として発見）。対策として実納品日を保持する修正＋確認用リストを用意済み。
13. 前払い（先払い）照合¶
- 前払い取引先（発注先マスタの支払区分＝前払）は、在庫に波及させず、発注月に支払い計上。
- 前払い請求書は商品内訳ありの様式で照合（通常の納品書と同形式）。商品が実際に届いたら通常の納品処理で在庫計上。
14. 帳票（書類の出力）¶
| 書類 | 入力 | 出力の主な内容 |
|---|---|---|
| 受注表 | 受注データ | 注文内容の確認表 |
| 発注書 | 発注データ | メーカーへの発注書 |
| 納品書・請求書 | 出荷・受注 | 取引の証憑 |
| インボイス・パッキングリスト | 出荷・商品 | 貿易書類（原材料を自動英訳） |
| 貿易資料（現在在庫） | 有効在庫>0の在庫 | 商品名(英)・素材(英)・カテゴリー・ケース入数・販売価格・箱サイズ・重量・発売予定月・納品日・メーカー・上代・袋入数・現在庫(箱/袋)・仕入価格・輸出禁止国（16項目・倉庫別タブ） |
| 現在庫集計 | 在庫 | 今の在庫一覧 |
| メーカー別 取扱商品履歴 | 明細＋在庫 | メーカーごとの過去取扱全商品（26項目・個別/複数/一括・期間絞込） |
| 支払予定額 | 明細＋支払条件 | 3区分の集計（第12章） |
15. 数量・単位の仕組み¶
- カートン（箱／C/S）＝仕入れ基本単位／総入数＝1カートンの個数／袋＝1カートンの袋数。
- 換算: 個 ＝ カートン × 総入数、袋 → 個 ＝ 袋数 × 袋入数。
- 例: 150個入りを2カートン → 300個。
- 在庫増減・照合は「個」基準。入力はカートン／袋／個のいずれでも可。
16. 業務ルール・安全設計・主な修正履歴¶
業務ルール（要点） - 有効在庫数 ＝ 現在庫数 − 出荷予定数。 - 納品日は「実際に届いた日」を入れる（支払予定額が依存）。 - 在庫は「商品 × 倉庫 × 発売年月 × 発注元」ごと。 - 発注先IDは正しいIDに変換してから取り込む。 - 海外向けは「移動中」で所有権移転を管理。前払いは在庫波及なし・発注月計上。
安全設計 - 在庫がマイナスになる操作（返品・出荷）はエラーで停止。 - 一括処理は在庫不足なら全体中止＋結果を可視化。 - 納品は残数でクランプ（過剰入荷を防止）。二重反映はフラグで防止。
主な修正履歴（品質改善の記録） - 発注ステータスが「一部納品」で止まる不具合を修正。 - 分納後に一括納品すると過剰計上する不具合を修正。 - 納品日が「処理日」で上書きされ支払月がズレる不具合を修正（実納品日を保持）。 - 貿易資料の対象年齢が全て「x」になる不具合を修正（項目を削除）。 - 発注先IDが日本語のまま取り込まれる不具合の恒久対応。
17. やさしい用語辞典¶
| 言葉 | 言い換え |
|---|---|
| マスタ | くり返し使う情報の台帳 |
| トランザクション | 日々の取引の記録 |
| 明細 | 注文・出荷の中の商品ごとの行 |
| 発注先／得意先／出荷先 | 仕入先／売る相手／送り先 |
| 現在庫数／有効在庫数 | 今ある数／自由に使える数（今ある数−出荷予定） |
| 出荷予定数／移動中 | 出す予定の数／送っている途中 |
| 納品・入荷／出荷 | 届く（在庫増）／送り出す（在庫減） |
| 分納 | 注文の一部だけ先に届くこと |
| 棚卸 | 実数を数え直して合わせること |
| 照合（OCR照合） | 納品書・請求書を読み取り正しいか突き合わせる |
| 支払サイト | 支払いの期日ルール（翌月末など） |
| 上代／仕切／仕切@CT | 定価／卸値／1箱あたりの卸値 |
| 総入数／袋入数 | 1箱の個数／1袋の個数 |
| JANコード | 商品のバーコード番号 |
| GAS／AppSheet | 裏側の自動計算プログラム／アプリの土台 |
付録：関連資料¶
- 操作マニュアル（画面つき）: 別サイトの操作マニュアル（返品・キャンセル／納品書・請求書OCR照合／棚卸・在庫調整）をご覧ください。
- 各機能の技術的な設計資料（データベース設計・各改修の詳細など）は、開発担当が社内で管理しています。本仕様書で業務上必要な内容は網羅していますので、通常はこちらをご参照ください。より深い技術情報が必要な場合は開発担当までご依頼ください。