在庫・受発注管理アプリ 仕様書¶
このアプリが「どんな機能を持ち」「商品（モノ）と金額（数字）をどう扱っているか」を、担当者・マネージャー向けにまとめた仕様書です。専門用語はできるだけ避け、必要な用語は言い換え・具体例を添えています。数字や在庫がどう動くかの「ルール」まで踏み込んで説明します。
- 対象読者: 商品管理・経理・貿易の担当者、責任者（眞鍋様ほか）
- 読み方: 第1章で全体像 → 第2〜5章で機能ごとの詳細 → わからない言葉は第8章「用語辞典」
- ボリューム: 全機能を網羅。必要な章だけ拾い読みでも使えます。
0. はじめに（このアプリの成り立ち）¶
- このアプリは AppSheet（ノーコードの業務アプリ）と Googleスプレッドシート（データの入れ物）でできています。画面はAppSheet、データはスプレッドシートに保存されます。
- 一部の複雑な計算・処理（在庫の増減、書類の自動作成など）は、裏側のプログラム（GAS）が自動で行います。担当者はボタンを押すだけで、面倒な計算はアプリがやります。
- したがって本書は「画面の操作手順」ではなく、「何を・どう管理し、数字がどう動くか」の仕組みを説明します（操作手順は別途の操作マニュアルを参照）。
1. アプリの全体像¶
1-1. 何をするアプリか¶
メーカーへの発注 → 入荷（納品）→ 在庫 → お客様への出荷 という商品の流れと、それにともなう 支払い・請求 を、1か所で管理します。加えて、書類の自動作成、納品書・請求書のチェック、支払予定額の見込み を行います。
1-2. モノとお金の流れ¶
モノ（商品）の流れ
①発注 ②納品・入荷 ③在庫 ④出荷
メーカーへ注文 ─▶ 商品が届く ─▶ 倉庫にたまる ─▶ お客様へ送る
（在庫が増える） ▲ │ （在庫が減る）
│ │
⑤棚卸（数え直して合わせる）
│ │
⑥返品・キャンセル
（＋倉庫間の移動）
お金（数字）の流れ
発注金額 ─▶ 納品書・請求書のチェック（照合）─▶ 支払予定額（いつ・いくら払うか）
1-3. データの持ち方（3種類）¶
| 種類 | 役割 | 例 |
|---|---|---|
| 台帳（マスタ） | くり返し使う基本情報 | 商品・仕入先・お客様・倉庫・担当者 |
| 日々の記録（トランザクション） | 取引のたびに増える記録 | 発注・納品・在庫・出荷・入出庫・棚卸 |
| 集計・管理 | 帳票作成や進捗管理の作業台 | 支払予定管理・帳票出力管理 など |
2. 台帳（マスタ）の詳細¶
一度登録すれば、注文・出荷のたびに「選ぶだけ」で使えます。ここが正しくないと、後の数字・書類がずれます。
| 台帳 | 役割 | 主な項目（例） |
|---|---|---|
| 商品マスタ | 取り扱う全商品 | 商品名（日本語／英語）・JANコード・総入数（1箱の個数）・袋入数・上代（定価）・仕切（卸値）・仕切@CT（1箱の卸値）・発売年月・サイズ・重量・原材料・カテゴリー・輸出禁止国 |
| 発注先情報マスタ | 仕入れる相手（メーカー） | 企業名・コード・連絡先・支払区分（前払／通常）・支払サイト（翌月末など） |
| 発注元マスタ | 自社側の発注窓口 | 発注元名 |
| 得意先情報マスタ | 売る相手（お客様） | 得意先名・連絡先 |
| 出荷先情報マスタ | 送り先 | 送り先名・移動中対象かどうか（海外法人など） |
| 倉庫情報マスタ | 商品を置く倉庫 | 倉庫名（国内・海外） |
| 従業員マスタ | 担当者 | 氏名・メール（「誰が処理したか」の記録に使用） |
| 原材料マスタ | 素材の日英対応 | 日本語名・英語表記（貿易書類で自動英訳） |
用語: 「総入数（そうにゅうすう）」＝1カートン（箱）の中の個数。「上代（じょうだい）」＝定価。「仕切（しきり）」＝仕入れの卸値。
3. モノ（商品）の流れ ― 機能詳細¶
3-1. 発注（メーカーへ注文する）¶
- 発注データ（親）＋明細（子） の形で管理します。1つの発注の中に、商品ごとの明細行が並びます。
- 主な項目
- 親（発注管理データ）: 発注先・発注元・倉庫・ステータス（納品前／一部納品／納品完了）・発注日・納品予定月・発注点数・納品点数 など
- 子（明細テーブル）: 商品・数量（カートン）・総入数・上代/仕切の金額・納品予定日・納品数・納品完了 など
- 発注書をアプリから出力できます。
- 発注先IDが正しく入っていないと、後の金額・集計でメーカー名が空欄になるなどの不具合が出るため、取り込み時の変換手順（正しいIDへ変換してから取り込む）が重要です。
3-2. 納品・入荷（商品が届く → 在庫が増える）¶
商品が届いたら「納品処理」を行い、届いた数だけ在庫が自動で増えます。3つのやり方があります。
| モード | 使う場面 | 対象 | 納品する数 |
|---|---|---|---|
| 一括納品 | 注文がまとめて全部届いた | その発注の未完了の全明細 | 各明細の残り全部 |
| 個別納品 | 特定の商品だけ届いた | 指定した1明細 | 残り全部 |
| 分納（ぶんのう） | 一部だけ先に届いた | 指定した1明細 | 入力した一部の数 |
共通のルール（自動計算） - 残数 ＝ 発注数 −（キャンセル分）−（すでに納品済みの数）。この残数を超えて納品されることはありません（過剰入荷を構造的に防止）。 - 届いた数（個）＝ カートン数 × 総入数。この分だけ在庫が増えます。 - 納品完了の判定: その明細の納品数が「発注数 − キャンセル」に達したら「完了」、まだなら「一部納品」。 - 納品日 ＝ 実際に届いた日（フォームで入力）。この日付は支払予定額の計算に直結する重要データです（第4-3章）。 - 一括納品のときは、発注ヘッダで入力した納品日が、日付未入力の明細に適用されます。 - 「誰が納品処理したか（担当者）」も記録します。
入荷取込（ハートランド社など）: 倉庫から届く入荷情報（Excel）を取り込み、在庫に反映する仕組みもあります。
3-3. 在庫管理（在庫のコア）¶
在庫は 「商品 × 倉庫 × 発売年月 × 発注元」の組み合わせごと に1レコードで管理します（同じ商品でも倉庫が違えば別在庫）。
| 数字 | 意味 | 計算 |
|---|---|---|
| 現在庫数 | いま実際に倉庫にある数 | 納品で増え、出荷・返品・棚卸で増減 |
| 出荷予定数 | これから出荷する予定の数 | 受注で積まれる |
| 有効在庫数 | いま自由に使える数 | 現在庫数 − 出荷予定数 |
| 移動中数 | 送っている途中の数（まだ自社資産） | 海外出荷などで使用 |
| 在庫評価額 | 在庫の金額換算 | 現在庫数 × 仕切 |
- 有効在庫数 が実務上いちばん重要な指標です（「売れる数」）。
- 在庫の増減は基本「個」で計算します（入力はカートン／袋／個のどれでも可）。
3-4. 出荷（お客様へ送る）¶
- 受注 → 出荷 の流れを、出荷データ（親）＋出荷明細（子）で管理します。
- 出荷を登録すると 在庫が減ります。
- 単位: ケース／袋／個 から選べます（お客様・商品ごとに数え方が違うため）。在庫増減は「個」ベースで計算。
- 移動中の扱い: 海外法人（例: たまてこ韓国）など所有権の移転が後の出荷は、出荷時にすぐ在庫を消さず「移動中」として保持し、入庫完了で確定します。
- 出荷時: 現在庫数 −X ／ 移動中数 +X
- 入庫完了: 移動中数 −X（送り先は在庫管理の対象外）
- 期末の自社資産 ＝ 現在庫数 ＋ 移動中数
3-5. 倉庫間移動¶
- 国内⇄海外など、倉庫から倉庫へ在庫を移す処理です（移動データ＋明細）。
- 移動元から出て（出荷）、移動先に入る（入荷）まで、途中経過（移動中）を管理します。
3-6. 棚卸調整（実数に合わせる）¶
- 倉庫の実際の在庫を数えて、アプリの数字とズレていたら実数に合わせる機能です。
- 「返品」でも「キャンセル」でもない、数え直しての補正専用。
- 実在数を入力すると、差分（実在数 − 現在庫数） を在庫に反映し、
- 増えた場合 →「棚卸調整入庫」
- 減った場合 →「棚卸調整出庫」 として入出庫履歴に1件残します。担当者も記録。
- 単位はカートン／袋／個から選択（総入数・袋入数で自動換算）。差がなければ何もしません。
3-7. 返品・キャンセル¶
「もともと何個仕入れ、何個返したか」の内訳を消さずに管理します（例: 仕入100 − 返品10 ＝ 正味90）。6パターンあります。
| 種類 | 場面 | 在庫 | 記録 |
|---|---|---|---|
| メーカー返品（個別／一括） | 仕入れた商品をメーカーへ返す | 減る | 返品出庫 |
| 販売先返品（個別／一括） | お客様から戻ってくる | 増える | 返品入庫 |
| 発注キャンセル（個別／一括） | 未納品分の注文を取り消す | 動かない（数量を減らす） | 物流ログなし |
- 在庫がマイナスになる返品はできません（不足時はエラーで中止＝安全弁）。
- 海外（在庫管理外への販売）の返品は、別要件として扱います。
4. お金（数字）の流れ ― 機能詳細¶
4-1. 金額の考え方¶
- 上代（定価） と 仕切（卸値） を、単価と合計金額で持ちます。
- 仕入れの金額計算は「仕切_合計金額」を使います（発注先ごとに合算）。
4-2. 納品書・請求書のチェック（OCR照合）¶
紙・PDFの納品書／請求書を読み取り（OCR）、アプリの発注データと突き合わせて正しいかを確認する仕組みです。
- 読み取り: PDFをアップロードすると、AIが日付・商品・数量・金額などを自動で読み取ります。
- 候補の自動マッチング: 読み取った伝票に対し、発注先・日付・金額の近さから対応する発注を自動で候補提示します。手動での検索追加も可能。
- 照合ステータス（3段階）: 明細ごとに「未照合／部分照合／照合済」を管理し、分納（分けて届く）では残数量ベースで累計します。
- 複数発注にまたがる納品書や、1つのPDFに複数伝票が入っている場合にも対応（自動で分離）。
- 支払突合: 納品書↔請求書の2者を突き合わせ、取引先ごと・全体合計で差異を確認できます。
- 照合結果はアプリの発注データに書き戻され、あとから履歴として確認・やり直しができます。
4-3. 支払予定額（いつ・いくら払うか）¶
「ある月に、メーカーへ合計いくら支払う見込みか」 を出す帳票です。基本ルールは「その月に納品・締めた分を、翌月末に支払う」。
明細ごとに3区分で集計します。
| 区分 | 対象 | 支払う月の基準 |
|---|---|---|
| 確定済み | 納品が完了した明細 | 実際の納品日 ＋ 支払サイト |
| 納品前予定 | まだ納品前の明細 | 納品予定 ＋ 支払サイト |
| 前払 | 前払い取引先の明細 | 発注した月（サイト無視） |
- 支払サイト（発注先マスタで設定）: 当月末＝そのまま／翌月末＝+1か月／翌々月末＝+2か月。
- 支払月 ＝ 基準の月 ＋ 支払サイトのずれ。例：5月納品・翌月末 → 6月末支払。
- 仕切単価が未入力の明細は金額0で埋もれないよう、件数を「要確認」として可視化します（推測はしない）。
- 重要な前提: 計算は「納品日」を使います。納品日が実際とズレると支払う月がズレます。
- 例：実際は5月に届いたのに、アプリの納品処理を6月に行うと納品日が6月になり、本来6月末払いが7月末払いに見えてしまう。
- → だから第3-2章「実際の納品日を入力する」ことが極めて重要です（この点は不具合として発見・修正済み）。
4-4. 前払い（先払い）取引¶
- 商品が届く前に支払うメーカーは「前払」（発注先マスタの支払区分）として扱い、発注した月に支払い計上します。
- 前払いは在庫には反映しません（実際に届いたときに通常の納品処理で在庫計上）。
- 前払いの請求書も、商品内訳ありの様式で照合できます。
5. 帳票（書類）の出力¶
アプリのデータから、必要な書類を自動作成します。
| 書類 | 内容・用途 | 主な入力 → 出力 |
|---|---|---|
| 受注表 | 注文内容の確認表 | 受注データ → 表 |
| 発注書 | メーカーへの発注 | 発注データ → 発注書 |
| 納品書・請求書 | 取引の証憑 | 出荷・受注データ → 書類 |
| インボイス・パッキングリスト | 貿易（海外取引）書類 | 出荷・商品データ → 英語書類（原材料を自動英訳） |
| 貿易資料（現在在庫データ） | 貿易書類作成用の在庫抽出 | 有効在庫>0の商品を、商品名(英)・素材(英)・カテゴリー・サイズ・重量・上代・仕入価格・輸出禁止国など16項目・倉庫別タブで出力 |
| 現在庫集計 | 今の在庫一覧 | 在庫データ → 一覧 |
| メーカー別 取扱商品履歴 | メーカーごとの過去取扱全商品 | 明細＋在庫 → 26項目の一覧（個別／複数／一括、期間絞込あり） |
| 支払予定額 | いつ・いくら払うか | 明細＋支払条件 → 3区分の集計（第4-3章） |
6. 数量・単位の仕組み¶
商品ごとに数え方が違うため、次の関係で自動換算します。
- カートン（箱／C/S）: 仕入れの基本単位。
- 総入数: 1カートンの中の個数。
- 袋: 1カートンの中の袋数（商品による）。
- 換算: 個数 ＝ カートン数 × 総入数、袋 → 個 ＝ 袋数 × 袋入数。
例：1カートン150個入りを2カートン仕入れ → 在庫は 300個 増える。
在庫の増減・照合はすべて「個」を基準に計算し、入力はカートン／袋／個のどれでもできるようにしています。
7. 業務ルール・注意点（まとめ）¶
- 有効在庫数 ＝ 現在庫数 − 出荷予定数（自由に使える数）。
- 納品日は「実際に届いた日」を入れる（処理した日ではない）。支払予定額がこれに依存する。
- 在庫は「商品 × 倉庫 × 発売年月 × 発注元」ごとに管理（同一商品でも倉庫違いは別在庫）。
- 発注先IDは正しいIDに変換してから取り込む（名前のまま取り込むと集計が崩れる）。
- 在庫がマイナスになる操作（返品・出荷）はエラーで止まる（安全弁）。
- 海外向けは「移動中」で所有権移転タイミングを管理（期末資産＝現在庫＋移動中）。
- 前払い取引は在庫に波及させず、発注月に支払い計上。
8. やさしい用語辞典¶
| アプリ・ITの言葉 | やさしい言い換え |
|---|---|
| マスタ | くり返し使う情報の台帳 |
| トランザクション | 日々の取引の記録 |
| 明細 | 1つの注文・出荷の中の商品ごとの行 |
| 発注先 | 商品を仕入れる相手（メーカー） |
| 得意先／出荷先 | 商品を売る相手／送り先 |
| 現在庫数 | 今ある数 |
| 有効在庫数 | 今、自由に使える数（今ある数 − 出荷予定） |
| 出荷予定数 | これから出す予定の数 |
| 移動中 | 送っている途中（まだ自社のもの） |
| 納品／入荷 | 商品が届く（在庫が増える） |
| 出荷 | 商品を送り出す（在庫が減る） |
| 分納 | 注文の一部だけ先に届くこと |
| 棚卸 | 実数を数え直して合わせること |
| 照合（OCR照合） | 納品書・請求書を読み取り正しいか突き合わせる |
| 支払サイト | 支払いの期日ルール（翌月末など） |
| 上代／仕切 | 定価／卸値 |
| 総入数 | 1箱の中の個数 |
| JANコード | 商品のバーコード番号 |
| GAS | 裏側で自動計算するプログラム |
| AppSheet | このアプリを作っているノーコードの土台 |
9. 機能 早見表¶
| 分類 | 機能 | ひとこと |
|---|---|---|
| モノ | 発注 | メーカーへ注文・発注書出力 |
| モノ | 納品（一括／個別／分納） | 届いた商品を在庫に入れる（実納品日を記録） |
| モノ | 入荷取込 | 倉庫のExcel入荷情報を取り込む |
| モノ | 在庫管理 | 倉庫別・有効在庫数・移動中・在庫評価額 |
| モノ | 出荷 | お客様へ送る（在庫が減る・移動中対応） |
| モノ | 倉庫間移動 | 倉庫から倉庫へ在庫を移す |
| モノ | 棚卸調整 | 実数に合わせる |
| モノ | 返品・キャンセル（6種） | 返品／取消の記録と在庫調整 |
| お金 | 納品書・請求書 照合 | 書類の正しさをOCRでチェック |
| お金 | 支払予定額 | いつ・いくら払うか（3区分） |
| お金 | 前払い照合 | 先払い取引の管理 |
| 書類 | 各種帳票出力 | 受注表・発注書・納品書・請求書・インボイス・貿易資料・現在庫集計・メーカー別履歴 |
もっと詳しく¶
- 各機能の数字のルール・データ項目・具体例まで詳しく知りたい方は、アプリ仕様（詳細） をご覧ください。
- 操作手順（画面つき）は、別サイトの操作マニュアル（返品・キャンセル／納品書・請求書OCR照合／棚卸・在庫調整）をご覧ください。